E-Mail-Management: #ZeroInbox
Die eigene Redaktions-Mailbox sichtet man mehrmals am Tag und sortiert bei dieser Gelegenheit zügig alle E-Mails mit Blick auf ihre spätere Verwendung. E-Mails lassen sich mit Filterregeln automatisch vorsortieren – zumindest bei Web.de und Googlemail.
BU-Aufgaben: E-Mail-Management
Aufgabe: E-Mail-Adresse bei Google-Mail anlegen
Google-Mail-Login: https://www.google.com/gmail
Google-Mail-Username: (selbstgewählt)
Google-Mail-Passwort: (selbstgewählt)
Gmail-Konten können sehr viele E-Mails speichern, dennoch ist gelegentliches Emtrümpeln ratsam.
Aufgabe: Weiterleitung einrichten in Gmail-Konto
Alle E-Mails sollen an die neue Web.de-Adresse weitergeleitet werden. Dabei soll eine Kopie der Mail im Gmail-Postfach gespeichert bleiben.
Aufgabe: Im Web.de-Postfach weiteren Filter einrichten
Filterregel:
E-Mail enthält »neue Gmail-Adresse«
E-Mail in neu angelegten Ordner »Gmail-Post« verschieben.
Aufgabe: Abschließende Testmail
Aus dem neuen Web.de-Postfach eine E-Mail mit dem Betreff „Test der Weiterleitung“ an das eigene neue Gmail-Konto senden.
Diese Mail müßte im Web.de-Postfach im Ordner „Gmail-Post“ landen.
E-Mail-Routine
Ratschläge fürs E-Mail-Management gibt es zuhauf, besonders nützlich erscheint mir diese Regel:
Verlasse deine Mailbox nie, ohne dass sie leer ist!
Vier Mal pro Tag schaue ich in die Mailbox der Redaktion, morgens, vor der Mittagpause, nach der Mittagpause und gegen Feierabend. Vorsortiert werden die Mails auf dem Smartphone oder Tablet, dort fällt mir die Entscheidung leichter, zu löschen, löschen, löschen ….
Verlasse deine Mailbox nie, ohne dass sie leer ist!Pressemeldungen, die diese Triage überlebt haben, werden am Desktop-Rechner mit dem Mail-Programm »Thunderbird« hereingeholt und bearbeitet.
Was sich in 2 bis 5 Minuten erledigen läßt, zum Beispiel was nur einen Tweet lohnt, wird sofort bearbeitet, das Übrige wandert aus der Mailbox in die Dateiablage und wartet dort auf den Tag X, wenn der nächste »Newsletter Fotografie« zusammengestellt werden muss oder überhaupt Zeit und Luft ist, um neue Blogbeiträge aus diesem Pressematerial zu bauen.
Automatischer Export von Nachrichten in ThunderbirdMailflut bewältigen
Tipp: Wichtige Nachrichten an sich selbst weiterleiten und dabei im Betreff und Textfeld einige Schlüsselbegriffe unterbringen.
E-Mail und E-Mail-Signatur
E-Mail ist die wichtigste Online-Anwendung. Um nicht im Spam zu ertrinken, muß jede Online-Redaktion ihre Nabelschnur funktionstüchtig halten. Das erfordert einige Umstände.
Gemäß den gesetzlichen Formvorschriften für geschäftliche E-Mails muss jede E-Mail Informationen über den Absender, eine Signatur oder ein Impressum, geben.
Für geschäftliche E-Mails gelten die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe: Elektronische Schreiben von Kaufleuten an ihre Geschäftspartner müssen die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift und die Handelsregisternummer enthalten.
Ein Disclaimer ist nicht rechtlich verbindlich, man kann daher einfach darauf verzichten.
E-Mail-Signatur Regel
Impressumspflicht
Eine Signature in der E-Mail ist nicht nur kundenfreundlich, sondern für geschäftliche E-Mails vorgeschrieben.
Der landläufig als »Signatur« am Ende von E-Mails bezeichnete Infoblock hat mit einer elektronischen Unterschrift im Sinne der »digitalen Signatur« nichts zu tun. Die schlichte E-Mailsignatur im Fuß jeder E-Mail hat rein informativen Charakter.
»Wichtigste Regel für die Signatur: Keep it simple! Die Signatur soll nicht vom restlichen Inhalt der Mail ablenken, sondern für Interessierte die wichtigsten Informationen und Kontaktdaten zum Absender liefern. Vorsicht auch bei Logos oder Social-Media-Buttons! Anhänge und Bilder in einer Mail erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass ein Spam-Filter den Riegel vorschiebt.«
https://blog.bloofusion.de/eine-gute-e-mail-vorlage-schreiben
E-Mail-Signatur Vorlage
Die folgenden Angaben dienen der Kontaktaufnahme und sind als »Absender-Angaben« unverdächtig und nicht als Werbung anzusehen:
E-Mail-Signatur-Elemente
Vorname Nachname
Postadresse
Telefonnummer mit Durchwahl
E-Mail-Adresse
eventuell Website und Social-Media-Kanäle
Weitere Elemente wie Hinweise auf aktuelle Veranstaltungen, Neuerscheinungen etc. sollten wohl überlegt werden, da sie von übellaunigen Empfängern als unerlaubte Werbung angesehen werden könnten.
E-Mail-Signatur Grafik
Altmodisch und Disfunktional
Vor allem die älteren Internetnutzer lieben es immer noch, an ihre E-Mails Datenmüll in Gestalt einer Signatur-Grafik oder einer V-Card anzuhängen. Das ist sehr lästig, denn der Empfänger sieht auf seinem mobilen Screen nicht die Grafik, sondern den Hinweis auf einen Dateianhang.
Öffnet der E-Mail-Empfänger den Dateianhang, sieht er bestensfalls nur ein Designelement, schlimmstenfalls sieht er in der Grafik die Kontaktinformationen, die eigentlich als Klartext im Abspann der E-Mail hätten stehen müssen, und muss diese »abschreiben«, wenn er sie nutzen möchte.
Wer seine Kontaktinformationen nicht im E-Mail-Text, sondern in einer Grafikdatei unterbringt, signalisiert, dass er seinem Adressaten die Kontaktaufnahme nicht leicht machen möchte.Als »E-Mailsignatur« angehängte Grafikdateien sind lästiger Datenmüll.
E-Mail-Backup: MailStore Home
Kostenlose E-Mail-Archivierung für private Anwender
»Mit MailStore Home können Sie Ihre privaten E-Mails aus nahezu allen E-Mail-Quellen auf Ihrem Desktop archivieren und extrem schnell durchsuchen. Sie werden nie wieder E-Mails verlieren. Auf Wunsch kann MailStore Home auch als Portable-Version direkt von einem USB-Speicher aus gestartet und so ohne Installation an jedem beliebigen PC verwendet werden.«
http://www.mailstore.com/de/mailstore-home.aspx
»Datenbankgestützte E-Mail-Archivierung, bewahrt E-Mails aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen wie Outlook, Thunderbird oder web.de dauerhaft, zentral und sicher auf und brennt die Dateien direkt auf CD oder DVD.«
https://www.heise.de/download/product/mailstore-home-41961
E-Mail-Archivierung
Unternehmer sind zur »E-Mail-Archivierung« gesetzlich verpflichtet. Die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten ist jedoch auch für Privatleute zunehmen wichtig. Alle empfangenen und verschickten geschäftlichen E-Mails müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden. Diese gesetzlichen Auflagen zur Archivierung von geschäftlichen E-Mails kann man mit MailStore bequem erfüllen.
http://www.mailstore.com/de
Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Leitfaden für Deutschland (kostenloses PDF)
http://www.mailstore.com/de/whitepaper/
email-archivierung-leitfaden-rechtssicherheit-deutschland.pdf (ca. 2 MB, 14 Seiten)
Das mobile E-Mail-Archiv
Die Software »Mailstore« läßt sich auch auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte installieren und ist somit ein hervorragendes Backup-Tool. Die komplette archivierte Korrespodenz ist offline durchsuchbar inklusive Volltextsuche in den Dateianhängen.
»MailStore Home ist auf Wunsch auch ›portabl‹e und kann so ohne vorherige Installation und an jedem beliebigen PC direkt von einer USB-Festplatte gestartet werden. Falls Sie stattdessen einen USB-Stick verwenden möchten, achten Sie bitte darauf, dass dieser möglichst hochwertig ist.«
http://www.mailstore.com/de/mailstore-home-email-archivierung.aspx
»E-Mails sind auch für private Anwender eine kostbare Wissensquelle. Viele Informationen und wichtige Dateien sind ausschließlich in Form von E-Mails gespeichert. Mit »MailStore« Home können Sie alle E-Mails, auch wenn sich diese über unterschiedliche Computer, Programme oder Postfächer verteilen, in einem zentralen Archiv sichern. Wahlweise auf Ihrem PC, oder vollkommen »portable« auf einem USB-Speicher. Auf diese Weise werden Sie nie wieder E-Mails verlieren und können Ihre gesamte Kommunikation extrem schnell durchsuchen. Archivierte E-Mails können zudem zum Beantworten oder Weiterleiten mit nur einem Mausklick im gewohnten E-Mail-Programm geöffnet werden. «
http://www.mailstore.com/de/
mailstore-home-email-archivierung.aspx
Mailstore einrichten
Tipps zur Konfiguration des E-Mail-Archivs
Imap statt POP wählen
»Mailstore« erkennt in aller Regel automatisch die zu einer E-Mail-Adresse gehörenden Server-Einstellungen. Möchte oder muss man die Konfiguration in einem Sonderfall manuell eingeben, sollte man »IMAP« und nicht »POP« wählen, denn per »POP« kann nur der Inhalt des jeweiligen Posteingangs-Ordners archiviert werden, die Mails in den selbst angelegten Archiv-Ordnern und Unterordnern können nicht gespiegelt werden.
Archivierungsstrategie
Für die private Nutzung genügt es, nur gelegentlich die E-Mail-Archive abzugleichen, das Tagesgeschäft kann außen vor bleiben. Die Mailboxen sollten vor der Archivierungs-Abfrage gesichtet und von Müll bereinigt worden sein. Im Einstellungs-Menu der Software man weitere Archiverungs-Funktionen hinzuwählen und festlegen, ob auch E-Mail-Anhänge durchsucht werden sollen, und wenn ja, welche Dateiformate.
Offline-Bibliothek
Installiert man »Mailstore« auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte, hat man als Privatanwender – Student, Trainer, Lehrer, VHS-Dozent – auch unabhängig von Cloud-Diensten und offline immer seine Privatbibliothek dabei. Man sende dazu einfach alle wichtigen Dokumente – Handbücher, Skripte, Protokolle – als PDF-Anhang an die eigene Mailbox und archiviere diese Mailbox regelmäßig mit »Mailstore«.
http://www.mailstore.com/de/
mailstore-home-email-archivierung.aspx
Warum ein Webmail-Konto anlegen?
Jedes Webprojekt braucht eine E-Mail-Adresse, die unabhängig vom Domain-Provider zuverlässig arbeitet und zum Beispiel als Abschirm-Adresse im gesetzlich vorgeschriebenen Impressum angegeben werden kann.
Für die geschäftsmäßige Kommunikation sollte man natürlich seine eigene Domain benutzen.
Daneben benötigt man unbedingt eine weitere E-Mail-Adresse, die unabhängig vom Domain-Provider ist (und bestenfalls ebenfalls unabhängig vom eigenen Internet-Zugangsdienst wie T-Online), damit man im Störungsfall mit dem Provider darüber kommunizieren kann.
Empfehlenswert sind hierfür ein kostenloser E-Mail-Account bei Web.de sowie ein Googlemail-Konto, welches man übrigens sowieso benötigt, um Google-Dienst im Umfeld eines Online-Auftritts benutzen zu können.
Beim Einrichten des Mail-Zugangs beim eigenen Provider auf die Differenz zwischen Postfach und Alias achten:
- E-Mail-Konto = Briefkasten
- E-Mail-Adresse = Namensschild auf dem Briefkasten
(d.h. es können viele verschiedene Alias-Namen in das gleiche E-Mail-Postfach geleitet werden. Beispiel: »WG-Briefkasten«)
Kriterien bei der Auswahl des Mail-Providers sind Speicherplatz, Autoresponder, Automatische Weiterleitung, Serverstandort und weiteres (Filter, Spamschutz, Virenscanner, Adressbuch, Textsuche, aber auch Nebenfunktionen wie Fax, Fon, SMS, Rufnummer-Mailbox Voicemailbox, Voise to Mail und Fax to Mail.)
Aufgabe: E-Mail-Adresse bei Web.de anlegen
Web.de-Login: https://web.de
Web.de-Username: (selbstgewählt)
Web.de-Passwort: (selbstgewählt)
Aufgabe: Filterregel erstellen in Web.de-Konto
Filterregel:
Betreff enthält „#Webredaktion“
E-Mail in Ordner „Bildungsurlaub Material“ verschieben.
Aufgabe: Abschließende Testmail
An die eigene neue Web.de-Adresse eine Testmail versenden mit dem Betreff »Testmail #Webredaktion«.
Diese Mail müßte im Web.de-Postfach im Ordner »Bildungsurlaub Material« landen.
Hinweise zum Web.de-Konto
Wichtiger Hinweis: Web.de und Mailprogramme
Wer sein Web.de-Konto nicht nur über den Browser nutzen möchte, sondern auch per Thunderbird oder einem anderen Mail-Programm verwenden möchte, der muss dazu in den Einstellungen seines Web.de-Kontos diese Option ausdrücklich aktivieren.
Hinweis: Gruppen-Mail einrichten
Wer regelmäßig an definierte Empfängerkreise Mails versenden möchte, kann Gruppen anlegen und Kontakte aus dem Adressbuch diesen Gruppen beliebig zurordnen.
E-Mail-Programm Thunderbird
Briefwechsel online per Webmail-Konten ist führen, das ist sehr unbequem und nur für Privatpersonen geeignet.
Geschäftlichen elektronischen Briefverkehr sollte man auf jeden Fall über eine Offline-Software abwickeln, zum Beispiel mit Hilfe der beliebten Freeware »Thunderbird«.
E-Mail-Programme und E-Mail-Archiv
Kleine Sammlung zum Thema E-Mail-Management und Cloud-Dienste.
Nicht dringend nötig, doch nützlich sind Programme, mit denen sich die E-Mail-Flut leichter bewältigen läßt und wichtige E-Mails archivieren lassen.
Moderne E-Mail-Konten lassen sich mobil über eine entsprechende App und auf dem PC über ein Webmail-Formular öffnen und bedienen. Desktop–Mailprogramm wie Thunderbird und Outlook kommen im Büro zum Einsatz.
Der Klassiker unter den E-Mail-Desktop-Programmen ist die Freeware Thunderbird von Mozilla, die mit zuschaltbarer Kalender-Funktion ausgestattet ist.
http://www.mozilla.org/de/thunderbird
Für USB-Stick: Thunderbird portable
https://www.heise.de/download/product/thunderbird-portable-48781
- Thunderbird portable
https://www.heise.de/download/product/thunderbird-portable-48781
Portable Version von Mozillas E-Mail-Client Thunderbird
http://www.mozilla.org/de/thunderbird
- Quicktext
für Textbausteine und Signaturen
https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/quicktext
- Signature-Switch
zum bequemen Wechsel zwischen verschiedenen Signatur-Texten
https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/signature-switch
- Deutsches Wörterbuch installieren
Das Deutsche Wörterbuch (de-DE) kann man für die Rechtschreibprüfung beim Verfassen einer Mail nutzen.
Menu: Einstellungen > Sofort-Rechtschreibprüfung
Spam-Management
James Veitch: The agony of trying to unsubscribe
https://www.youtube.com/watch?v=Dceyy0cX6J4
